GDPR

GDPR, COSA DICE LA NUOVA NORMATIVA E PERCHÉ È IMPORTANTE PER NOI

A partire dal 25 maggio entra in vigore la nuova normativa sulla protezione dei dati personali, ma sono molte le aziende che non si sono ancora attrezzate. Per questo abbiamo deciso di fare un po' di chiarezza proponendovi dei validi software.

Tutti avrete sentito parlare di GDPR O General Data Protection Regolamentation, ma in pochi sapranno di cosa si tratta e in che modo bisogna adeguarsi. Il 25 maggio 2018 segnerà l'entrata in vigore del nuovo regolamento sulla protezione dei dati che coinvolgerà tutte le aziende a livello europeo introducendo alcuni cambiamenti importanti in merito alla sicurezza cybernetica e alla privacy, la cui violazione verrà punita con sanzioni che vanno dal 4% del fatturato prodotto fino a un massimo di 20 milioni di euro (per esempio, una piccola azienda che fattura un milione di euro potrebbe ricevere sanzioni fino a 40 mila euro).

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Cosa dice il nuovo GDPR

La nuova normativa sulla privacy è molto complessa e si articola in un testo di oltre cento pagine scaricabili anche dal sito del Garante per la Privacy. In passato, le aziende avevano risolto la questione sulla privacy semplicemente munendosi di informative e moduli per il consenso al trattamento dei dati. Con la digitalizzazione e l'interconnessione dei vari processi aziendali, oggi le attività che un'azienda si trova a monitorare sono molteplici. Ecco perché uno dei punti salienti della normativa sul GDPR è l'introduzione di una figura specializzata chiamata Data Protection Officer (DPO) che svolgerà l'arduo compito di indirizzare le imprese nel rispetto delle nuove regole. Nella fattispecie, il DPO dovrà fornire un semplice servizio di consulenza facoltativo alle PMI, mentre sarà obbligatorio per le seguenti imprese:

  • Pubblica amministrazione
  • Aziende con più di 250 dipendenti
  • Aziende che gestiscono una notevole mole di dati

Oltre alla creazione di un organigramma aziendale volto alla tutela della privacy, la normativa stabilisce ulteriori procedure e consensi per la gestione dei dati in ottemperanza ai requisiti minimi di sicurezza che le aziende devono possedere per non incappare in pesanti sanzioni finanziarie.

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Come possiamo sfruttare questa normativa

Per tutti noi, l'avvento di questo regolamento in materia di tutela dei dati rappresenta una grande opportunità commerciale poiché tanto i sistemi di stampa quanto le modalità di stampare certi documenti riservati dovranno cambiare radicalmente. Per questo motivo, noi di UTAX abbiamo pensato a un pacchetto sicurezza studiato ad hoc per la normativa che ci consenta di incrementare le vendite non solo sui clienti possessori di macchine UTAX, ma anche sui potenziali clienti. Stiamo parlando di Security Pack GDPR (clicca qui per scaricare la brochure con i prezzi consigliati), un pacchetto composto da diversi software che forniscono un valido aiuto alle aziende per uniformarsi alle direttive europee. La seguente soluzione va considerata come uno strumento di supporto per i soggetti aziendali, ma non può andare a sostituire le figure dei Data Protection Officer.

Il Security Pack GDPR è composto dalla versione BasicTopPlusAdvance che includono diversi software e soddisfano le più svariate esigenze della tua clientela (clicca qui per la brochure senza prezzi). Grazie alla partnership tra Asso DPO e UTAX, inoltre, sarà possibile fornire ai clienti un nominativo certificato dall'associazione di categoria evitandogli il disturbo di cercare un professionista con il rischio di imbattersi in un servizio deludente.

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Security Pack GDPR

La combinazione dei software che va a comporre il pacchetto GDPR varia a seconda della versione proposta. La formula Basic, per esempio, include il Data Security Kit E, il Print & Follow, il Card Authentication Kit B e il lettore di schede. Nella versione Top si aggiungono anche i software legati alla soluzione aQ Rate Professional quali la Licenza Business Pro e la Licenza Terminal Pro con relative manutenzioni di 60 mesi.

Proponibile esclusivamente ai clienti in possesso dell'OK DOC, la versione Pluscomprende anche l'OK CUBE con manutenzione per 60 mesi e la creazione di 2 processi Work Flow. Il Security Pack GDPR Advance, infine, è costituito da tutti i software, incluso Documentale e Work Flow.

Data Security Kit E

Con questo software installato direttamente all'interno della multifunzione è possibile criptare tutti i dati che transitano all'interno del sistema di stampa proteggendoli da potenziali attacchi esterni. Questo perché permette di cancellare qualsiasi file in maniera definitiva, rendendolo irreperebile anche da un informatico esperto.

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Print & Follow

Si tratta di una soluzione informatica che concede all'utente di ritirare un documento solo dopo essersi autenticato al sistema di stampa attraverso lettore badge o codice PIN. In questo modo, si potrà stampare i propri documenti su qualsiasi multifunzione presenta in azienda senza rimanere vincolati all'invio della stampa sul sistema predefinito a priori. Print & Follow, inoltre, garantisce la massima privacy eliminando il rischio che un documento riservato come la busta paga venga erroneamente prelevato da altri utenti.

aQ Rate Professional

Questa soluzione di accounting professionale è un'evoluzione del Print & Follow perché aggiunge il monitoraggio delle stampe e delle scansioni tramite un sistema di reportistica, permission e smistamento delle stampe. Tracciando tutti i flussi di documenti e gli indirizzi mail verso i quali è stato inoltrata una scansione, aQ Rate è il software ideale per ottemperare alla normativa sul GDPR.

OK Doc

Riservato esclusivamente ai partner che hanno svolto i corsi tecnici e sono già in possesso della seguente licenza, l'archiviazione documentale è il miglior sistema in assoluto perché determina chi può vedere i documenti tenendo traccia delle diverse revisioni e garantendo la massima sicurezza dell'archivio accessibile esclusivamente tramite nome utente e password.

Work Flow

Uno dei principi cardine del regolamento sul GDPR è proprio stabilire chi può visualizzare un documento e in che modo può trattarlo, per questo l'automatizzazione dei processi aziendali è una soluzione essenziale per rispettare tutte le norme vigenti in materia di privacy.

 

13/03/2018

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